Politique de confidentialité

SafeHire Limited est une société constituée en Colombie-Britannique (numéro de constitution BC1544765). Notre adresse est 838 Fort Street, bureau 230, Victoria (Colombie-Britannique) V8W 1H6, Canada.

Nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, lorsqu'elles s'appliquent, à la Personal Information Protection Act de la Colombie-Britannique et aux autres lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de la présente politique et des lois sur la protection de la vie privée. Vous pouvez lui adresser vos questions, demandes d'accès, demandes de correction et plaintes :

• Ricki Taiaroa, responsable de la protection des renseignements personnels, SafeHire Limited
• Courriel : info@safehire.ca
• Courrier : 838 Fort Street, bureau 230, Victoria (Colombie-Britannique) V8W 1H6, Canada

SafeHire vend des vérifications de casier judiciaire. Les vérifications sont effectuées par notre fournisseur de services de vérification, Certn (Canada) Inc., qui vérifie votre identité et soumet une recherche nominative de casier judiciaire au Centre d'information de la police canadienne (CIPC) de la GRC. SafeHire n'est pas branchée directement au CIPC. Certn vous transmet le résultat, ainsi qu'à nous.

Lorsque vous commandez une vérification, nous recueillons :

• Nom complet, date et lieu de naissance, et genre
• Adresse courriel et numéro de téléphone
• Adresse actuelle et adresses précédentes
• Votre déclaration de toute condamnation criminelle
• Une preuve de votre consentement (date, heure, adresse IP et version du consentement accepté)
• Les détails de la commande : service acheté, montant payé, état du paiement et référence de paiement Stripe
• L'état et le résultat de votre vérification tels que communiqués par Certn

Vérification d'identité. Pour confirmer votre identité, Certn recueille directement auprès de vous une photo de votre pièce d'identité délivrée par le gouvernement et un égoportrait. SafeHire ne reçoit ni ne conserve ces images; nous savons seulement si la vérification a réussi.

Paiement. Les données de carte sont saisies et traitées par Stripe. Elles ne parviennent jamais aux serveurs de SafeHire.

Les organisations qui achètent des vérifications en volume nous fournissent le nom de l'organisation ainsi que le nom et l'adresse courriel de ses utilisateurs. Les demandes de soutien et de soumission contiennent ce que vous choisissez de nous écrire.

Lorsque vous naviguez sur le site, nous et nos fournisseurs d'analyse recueillons votre adresse IP, le type de navigateur et d'appareil, les pages consultées et des identifiants de témoins (voir la section 12).

• Pour vérifier votre identité et effectuer la vérification de casier judiciaire commandée
• Pour encaisser le paiement et tenir nos registres financiers
• Pour vous envoyer les confirmations de commande, les mises à jour et vos résultats
• Pour vous rappeler une commande commencée mais non terminée (vous pouvez vous désabonner de ces rappels à tout moment)
• Pour répondre aux demandes de soutien et régler les différends, remboursements et rétrofacturations
• Pour prévenir la fraude et les abus
• Pour comprendre l'utilisation du site et l'améliorer
• Pour respecter nos obligations légales

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons de renseignements personnels, et nous n'utilisons le résultat de votre vérification à aucune autre fin que l'exécution de votre commande.

Avant qu'une vérification soit effectuée, vous consentez expressément à ce que vos renseignements soient communiqués à Certn et comparés aux dossiers de la GRC. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en communiquant avec nous, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Si vous le retirez avant la soumission de la vérification, nous ne la soumettrons pas. Une vérification déjà soumise ne peut pas être annulée.

Notre base de données est située au Canada. Les dossiers de commande, y compris les renseignements énumérés à la section 4, sont conservés chez notre fournisseur de base de données, Supabase, dans sa région Canada (Centre) (Amazon Web Services, Montréal, Québec).

Certains des fournisseurs énumérés à la section 8 conservent ou traitent des renseignements à l'extérieur du Canada, principalement aux États-Unis. Certn indique conserver des données au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Australie. Les renseignements conservés dans un autre pays sont assujettis aux lois de ce pays et peuvent être consultés par ses tribunaux, ses forces de l'ordre et ses autorités de sécurité nationale. Nous exigeons par contrat que ces fournisseurs protègent les renseignements personnels selon une norme comparable à celle du droit canadien.

Nous communiquons des renseignements personnels uniquement aux fournisseurs suivants, et seulement ce dont chacun a besoin pour accomplir sa tâche :

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements personnels lorsque la loi l'exige, par exemple en réponse à une ordonnance d'un tribunal.

Si vous avez demandé l'accès à vos renseignements, nous les conservons jusqu'à ce que votre demande, et tout examen ou appel, soit terminée, même au-delà de la durée indiquée. Certn et Stripe conservent leurs propres dossiers selon leurs propres politiques; Certn indique conserver les renseignements de vérification pendant au plus trois ans.

À la fin de la période de conservation, les renseignements personnels sont supprimés définitivement de notre base de données de production par un processus automatisé exécuté chaque jour. Les dossiers supprimés disparaissent de nos sauvegardes à l'expiration de celles-ci, dans un délai de 30 jours. Nous ne conservons aucune copie papier des dossiers des clients. Toute copie exportée pour une tâche précise, comme répondre à une demande de soutien, est supprimée une fois la tâche terminée.

• Toutes les connexions à safehire.ca et à nos fournisseurs sont chiffrées en transit (TLS).
• Notre base de données est chiffrée au repos.
• Des règles d'accès à la base de données limitent l'accès aux dossiers à la commande du client lui-même et au personnel autorisé de SafeHire.
• Les données de carte sont traitées uniquement par Stripe, certifiée PCI-DSS de niveau 1.
• Seul le personnel qui en a besoin pour son travail peut accéder aux renseignements des clients.

Nous utilisons des témoins (cookies) et des technologies semblables pour assurer le fonctionnement du formulaire de commande, mesurer l'utilisation du site (Google Analytics, Microsoft Clarity) et mesurer notre publicité (Meta Pixel). Vous pouvez bloquer ou supprimer les témoins dans les paramètres de votre navigateur; le formulaire de commande fonctionnera quand même.

Si une atteinte aux mesures de sécurité visant vos renseignements personnels présente un risque réel de préjudice grave pour vous, nous :

• la déclarerons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada dès que possible;
• vous en aviserons directement dès que possible, en expliquant ce qui s'est passé, les renseignements touchés, les mesures prises et ce que vous pouvez faire pour réduire le risque de préjudice;
• aviserons toute autre organisation ou institution gouvernementale susceptible de réduire ce risque.

Nous tenons un registre de toutes les atteintes aux mesures de sécurité, qu'elles atteignent ou non ce seuil, pendant 24 mois.

• Accès : demander quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et comment ils ont été utilisés et communiqués. Nous répondons dans un délai de 30 jours.
• Correction : demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets. Nous ne pouvons pas modifier les dossiers de la GRC; si vous croyez qu'un résultat est erroné, nous vous indiquerons comment soulever la question auprès de la GRC.
• Retrait du consentement : voir la section 6.
• Plainte : communiquez d'abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, pour les questions relevant de la Colombie-Britannique, de l'Office of the Information and Privacy Commissioner for BC.

Pour présenter une demande, écrivez à info@safehire.ca. Nous pourrions d'abord vous demander de confirmer votre identité.

Nos services s'adressent aux personnes de 18 ans et plus. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants.

Toute modification sera publiée sur cette page et la date en haut sera mise à jour. Si une modification touche de façon importante l'utilisation de renseignements que nous détenons déjà, nous en aviserons les clients concernés par courriel.